NUESTRA PRIMERA EXPERIENCIA: ¡LLEGAN LOS AUDITORES!
Debo aclarar al lector, para su mejor comprensión, que el que esto escribe, antes de ser auditor fue auditado. Y hay más, en esa época no tenía ni remota idea de lo que era un auditor. Esa palabra no estaba en mi mundo ni en mi diccionario verbal. Veamos como sucedieron los hechos.
Era yo, entonces, Director de Fabricación o de Producción de una empresa, ligada a una importante y conocida multinacional. Mi territorio de trabajo era el de la técnica y el de la organización, el de la fabricación, el almacenamiento y los envíos de camiones repletos de nuestros fabricados a las centrales en Madrid. Y, también, de los aspectos económicos ligados a esto. Pues bien, nuestra empresa se auditaba todos los años, tanto por auditores internos como externos. Y ello llevaba consigo que anualmente desembarcaban en mi fábrica, en los períodos temporales correspondientes, aquellos personajes tan extraños para mí.
La primera vez que mi secretaria me dijo:
- ¡Me avisan que han llegado los auditores!
La oí, envuelto en mis problemas del momento – que eran muchos, muchísimos - pero no la escuché. Al cabo de unos minutos, me recordó el mensaje. Mientras seguía metido en mis cosas y en mis responsabilidades – que eran muchas…muchísimas - le dije algo así como:
- ¿Qué quieren?
- Espere que les pregunto- me contestó mientras salía hacia la salita de espera en la que debían estar esos señores.
Al poco regresó y dijo:
- Son dos auditores de la firma tal - una importante y conocida multinacional - que vienen a completar el trabajo que están haciendo en nuestra empresa. En Madrid están otros compañeros. Dicen que si puede hablar con ellos.
- ¿Ahora? Tengo una reunión más tarde y la estoy preparando, tengo los presupuestos anuales a medio hacer, esperan para hablar conmigo tres personas, me llaman del servicio médico para hacer el reconocimiento anual y tengo que llamar, de inmediato, al Gran Jefe de Madrid. ¿No sabe usted que me es imposible?
- ¿Y que hago? – remachó mi secretaria mientras añadía - Ah y quieren ir a los almacenes para no se que…
- Mire. Entonces llévelos hasta los almacenes y que los reciba fulanito – el Jefe del Almacén.
Y pasé página sin más consideraciones. Se fueron hacia el almacén y a través de la cristalera de mi despacho, los vi caminar junto a mi secretaria. Sólo me fije en que eran muy jóvenes y llevaban traje oscuro y maletín en la mano. Sin más…
Pasaron los meses y un buen día – bueno más bien muy malo para mí - una llamada de Madrid, de uno de los jefes, me indicó que me había mandado unos informes de unos auditores y que fuese mirando que demonios había pasado para que ellos dijesen aquello. No me amplió más detalles y me remitió al informe escrito remitido por nuestro correo interno.
¿Qué habrá pasado?- me pregunté tratando de recordar a aquellas dos figuras, un tanto tétricas, que malamente retenía en mi memoria. Al día siguiente tuve la respuesta: Eran unas hojas de un informe de auditoria – las que se referían a mi fábrica - en las que se decían una serie de cosas, de difícil comprensión para mi en aquellos momentos, sobre los almacenes. Acompañaba a esas hojas un durísimo escrito de mis jefes de Madrid cuyas razones no comprendía nada bien. Todo se puede resumir en que, al parecer, nuestros almacenes eran un auténtico desastre. Y punto…
Leí varias veces aquellas hojas y me detuve en los detalles. Hablaba de ejemplos de observaciones que habían hecho, de no coincidencias de cantidades de diversos artículos eléctricos y electrónicos que teníamos en el almacén, y daba vueltas alrededor de los mismos. Ante el mal cariz de los acontecimientos y mi asombro – ya que estaba en la creencia y seguridad de que funcionaban perfectamente, por no decir de cine - decidí investigar a fondo aquel asunto.
Me fui a los almacenes e interrogué al Jefe y a todos sus operarios. Y tuve la película completa de lo sucedido. Me reprodujeron perfectamente las escenas. Más o menos, las cosas fueron así:
- Traemos un listado de materiales y productos que ustedes utilizan y tienen aquí - dijeron los auditores - ¿nos enseñan donde están?
El Jefe de almacén, tras verificar que se trataba de resistencias, condensadores y pequeños elementos electrónicos, les enseñó una estantería más bien pequeña con muchas cubetas en las que se guardaban aquellos.
- ¿Está aquí todo?-preguntaron sorprendidos lo auditores
- Así es
Y comenzaron a solicitar que les enseñaran las de algunos de ellos. Y así encontraron que había algunas diferencias en más o en menos de aquellos pequeños elementos. Algo objetivamente poco importante. Pero había unas diferencias.
Tras esto, hablaron – más bien charlaron - con algunos operarios del almacén que les contaron mil historias sobre su trabajo y la empresa desde su limitada visión. Los auditores sacaron, entonces, una impresión de descontrol y desbarajuste totalmente ajena a la realidad. Que no se contasen todos los días aquellos elementos - por otra parte cerrados con llave - no era relevante. Pero nadie sabe lo que es capaz de decir y contar un almacenero ante un forastero que le escuche.
Pude comprobar, con asombro que toda la tormenta venía de unas diferencias en algunos elementos entre lo que indicaba el inventario y el recuento hecho, las cuales hubieran podido explicarse perfectamente en su momento… de estar allí alguien sensato. Y, además, saqué la conclusión de que aquellos auditores debían de ser jóvenes empleados – e incluso noveles - en aquella multinacional y, por tanto, con ganas de hacer méritos. Y lo sucedido fue la típica bola de nieve en las pirámides empresariales. Lo que había comenzado siendo unos someros comentarios en un informe, se fue transformando, al bajar de jefatura en jefatura de mi empresa, en un auténtico vendaval basado en un hipotético desastre.
Todo se explicó a Madrid convenientemente y aquello pasó a mejor vida. Pero…tuvo una consecuencia. ¡Mi visión de los auditores! Desde ese momento todo cambiaría en mi actitud. ¡Eran unos tipos peligrosos! ¡podían convertir el agua en vino con sus comentarios y sus informes!. Así que mucho ojo con ellos. Y los esperé al año siguiente. Mis órdenes fueron tajantes:
- Cuando lleguen los auditores les acompañaré yo, personalmente, todo el tiempo. Nadie hablará con ellos, solamente yo. Y no quiero ni un solo comentario como eso de que ¡habia 16 unidades y ahora no se porque hay 14! ¡Las piezas no se cuentan! O ¡la llave está en ese cajón! – les expliqué a mis subordinados y a los del almacén, acompañándolas de un par de tacos menores para que les quedase bien gravado el mensaje..
Y así fue. Un buen día llegaron y me convertí en su sombra. Miraron lo que quisieron y tuvieron las explicaciones adecuadas. Y, pese a la juventud de los nuevos auditores de ese año, les hice comprender lo relativo de las cosas. Vamos lo que en auditoria se llama importancia relativa. Todo transcurrió perfectamente, nadie abrió la boca y nada se citó en los informes sobre nosotros.
Realmente –tal como he contado infinidad de veces a mis alumnos de los cursos de auditoria- nadie sabe lo que es capaz de hablar y de contar un empleado cualquiera de una empresa a una persona ajena a la misma que pasa por allí y le pregunta. Hay una especie de ley, no escrita en parte alguna, por lo cual a menor y más bajo nivel en las estructuras de una empresa, más son sus ganas de largar y soltar por su boca sus opiniones y consideraciones acerca de aquella, sobre asuntos de cualquier nivel.
Moraleja, ante estos pensamientos míos de aquella época: si eres jefe y te auditan cuidado con lo que dicen tus empleados y, si por el contrario, eres auditor, aprende a perder un rato charlando con esos empleados y podrás encontrar una mina.
